Compliance Tributário: como fazer auditoria na folha de pagamento

Primeiramente, é importante lembrar que o compliance é um termo que se tornou muito mais conhecido nos últimos anos, e buscado por diversos profissionais, estudantes e empreendedores. Seu papel é muito relevante para as empresas de todos os portes e em diversos setores.

O compliance é um conjunto de práticas e procedimentos para que empresas e suas equipes estejam em conformidade com as leis e determinações dos órgãos reguladores. 

Na prática, a empresa que pratica o compliance tributário consegue desenvolver um ambiente mais ético, íntegro e seguro, e ainda melhora sua credibilidade diante dos mercados nos quais atua.

Na hora de organizar e acompanhar as folhas de pagamento de uma empresa, não é diferente: o compliance é uma ferramenta fundamental e que pode ser colocada em prática por meio de auditoria.

A auditoria é um processo no qual determinadas questões corporativas são submetidas à análise crítica de um ou vários especialistas no assunto. Ao ser aplicada nas folhas de pagamentos, em específico, a auditoria reúne todos os documentos e cálculos que envolvem os salários dos colaboradores e os submete à análise desses profissionais.

Preparamos esse blogspot para que você possa entender os benefícios e especificidades da auditoria na folha de pagamentos e os principais pontos que envolvem esse processo. Boa leitura!

O que acontece durante uma auditoria

Para realizar uma auditoria, os analistas desenvolvem um olhar crítico e investigativo sobre as rotinas e aplicação das normas trabalhistas. Isso tem como finalidade promover mais segurança no processo e garantir que os pagamentos estão sendo realizados de acordo com as leis e regulamentações. 

A atividade tem como principal benefício manter a conformidade para a empresa e os direitos dos colaboradores. Confira alguns dos principais pontos auditados:

• Processos existentes;
• Multas e artigos infringidos;
• Cálculos de férias;
• Rescisões e folhas;
• Cálculos de tributos trabalhistas e sindicais;
• Rubricas pagas e descontadas;
• Observações sobre a Consolidação das Leis Trabalhistas e Convenções.

Validação do recolhimento dos impostos trabalhistas

Esse trabalho engloba a análise de todas as verbas trabalhistas para verificar quais têm incidência de INSS, Imposto de Renda e do FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

Para a validação, é importante analisar todos os eventos, pois qualquer divergência no cálculo causará diferença no recolhimento do imposto, inclusive no que tange o percentual correto do RAT. 

Quanto ao FGTS, o auditor deve averiguar se as bases para o recolhimento estão corretas e se as informações que constam na GFIP são adequadas à realidade e à legislação.

Além disso, no que se refere ao Imposto de Renda, o maior índice de erros no cálculo do imposto está relacionado à consideração ou não de dependentes. 

Por este motivo, realiza-se a consolidação da folha de pagamento com a própria ficha de cada colaborador da empresa e é validada a existência ou não de dependentes para o imposto de renda.

A importância de analisar os cálculos

A existência de diferenças nos cálculos é outro fator determinante para as causas trabalhistas; e entre os procedimentos analisados, deve ser apontado se as médias variáveis elencadas estão corretas.

Também deve ser apurado se a remuneração paga está de acordo com a função do(a) colaborador(a), seguindo as normas estabelecidas pelas convenções coletivas de trabalho (CCT) e com o acordado com o funcionário.

Outro fator que precisa ser analisado a fim de evitar reclamações trabalhistas são os benefícios, visto que muitas empresas negligenciam alguns benefícios estipulados pelos sindicatos.

Com a auditoria, torna-se possível argumentar e apontar aos gestores quais são os benefícios principais e de que forma a empresa pode ser afetada pelo não cumprimento desses fatores. Como exemplos, podemos citar os vale-refeição, vale-alimentação, auxílio-estudo, entre outros.

Apuração dos descontos

É comum a muitas empresas realizar o desconto na folha de pagamento de danos causados pelo colaborador. No entanto, é necessário ter cuidado com esses descontos, pois eles precisam ser prudentes perante a lei.

Segundo prevê a CLT, no Art. 462, parágrafo 1º, o empregador pode descontar valores relacionados a danos causados pelo colaborador, desde que esse abatimento esteja previsto no contrato de trabalho.

Mas, atualmente, o principal desconto que gera impactos negativos entre empregadores e colaboradores e erros na folha de pagamento são os atestados médicos e atestados de comparecimento em consultas. 

Enquanto o primeiro determina que a empresa deve abonar as horas ou a falta do colaborador, o segundo permite o desconto. Além disso, a legislação trabalhista restringe um percentual do salário-base para realizar esse desconto, e, deste modo, o auditor deve adicionar como parte dos seus procedimentos a análise dessa operação.

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Redução do Turnover

Com a realização da auditoria da folha de pagamento, todas as obrigações e os direitos dos trabalhadores são assegurados, mostrando assim a cultura de ética da empresa. 

Dessa forma, é possível assegurar a permanência por mais tempo dos seus colaboradores e reduzir a rotatividade dentro do quadro de funcionários – um movimento em ascensão no mercado, causado por diversos motivos que resultam na insatisfação e saída dos colaboradores.

Com a auditoria, os resultados e melhorias aparecem

As vantagens de realizar uma auditoria em folha de pagamento são inúmeras, mas destacamos aqui as principais delas.

Um grande benefício é a prevenção de débitos advindos de multas e processos trabalhistas, que decorrem de pagamentos errados de salários e benefícios. Isso também protegerá a sua empresa contra passivos trabalhistas envolvendo FGTS e INSS.

Esse tipo de serviço também evita o cometimento de alguns erros que, à primeira vista, podem parecer simples, mas acabam passando sem serem notados pelo departamento pessoal.

Alguns erros comuns que são evitados com a realização do processo de auditoria em folha de pagamento são:

• Pagamentos desnecessários;
• Contribuição para vale-transporte maior que o obrigatório;
• Pagamento de benefícios a funcionários desligados da empresa, afastados ou de férias;
• Descontos realizados de forma incorreta, que geram reclamações trabalhistas;
• Perda de prazo para entrega de obrigações acessórias, a exemplo do eSocial.

De que forma a BMS pode ajudar sua empresa

Como podemos observar, a auditoria pode parecer trabalhosa, mas quando feita de maneira segura e planejada, também pode beneficiar muitas empresas, evitar gastos e processos desagradáveis, além de destravar fluxos de trabalho.

Contar com uma consultoria especializada é uma forma de ter assertividade na gestão dos assuntos trabalhistas. Diante disso, se você planeja melhorar o compliance tributário na sua empresa por meio de autoria qualificada, a BMS Consultoria Tributária é a solução que você procura.

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