eSocial: o que é e como otimizar a gestão financeira do seu negócio

Um processo complicado e muitas vezes considerado cansativo por quem é responsável pelas obrigações das áreas trabalhista e previdenciária é a organização da documentação de funcionários. 

Por conta disso, percebeu-se a oportunidade em otimizar esse processo, facilitando a rotina de quem precisa lidar com essa burocracia. Foi assim que surgiu o eSocial.

O que é o eSocial?

Criado em 2014 através do Decreto nº 8373/2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, é uma plataforma online onde empregadores informam ao Governo, de forma unificada, informações burocráticas relacionadas aos seus trabalhadores, como:

  • Vínculos empregatícios – admissões e desligamentos
  • Horas trabalhadas
  • Alterações salariais
  • Folha de pagamento
  • Contribuições previdenciárias
  • Entre outros

O eSocial é uma iniciativa conjunta da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho, e faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): um projeto que busca modernizar vários processos que envolvem obrigações fiscais e, assim, reduzir a burocracia que limita o setor empresarial brasileiro.

Por meio do portal, a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada parte designada.

Além disso, por simplificar a entrega de vários documentos, algumas obrigações acessórias acabaram sendo eliminadas, facilitando a vida dos empregadores.

Leia também:

O que é o FAP e como ele impacta o seu negócio

RAT: O que é e como ele impacta sua empresa

O eSocial é obrigatório?

É importante lembrar que o uso e adequação ao eSocial é obrigatório para todas as pessoas jurídicas, até mesmo os Microempreendedores Individuais (MEI). Em resumo, uma série de relações trabalhistas são consideradas neste sistema, como: 

  • Trabalhadores celetistas; 
  • Estatutários;
  • Cooperados;
  • Autônomos;
  • Avulsos;
  • Sem vínculo empregatício;
  • Estagiários.

Porém, dentro da plataforma online há um espaço diferenciado para quem vai preencher as informações referentes aos empregados domésticos e aos demais trabalhadores.

O sistema completo, criado em 2014, foi oficializado e lançado para o mercado apenas em 2018, tornando-se obrigatório para todos os tipos de empresas um ano depois, em 2019.

Como funciona o eSocial?

Para utilizar a plataforma, o empregador precisa acessar o site oficial do eSocial, para enviar os dados de seus empregados ou podendo até usar seu sistema de folha.

O primeiro passo para ter acesso ao sistema e a transmissão de documentos é a aquisição do certificado digital

É essencial estar atento aos prazos para informações relacionadas à folha de pagamento: mesmo após a implantação do eSocial, o prazo determinado na legislação se manteve, que é até o dia 7 do mês subsequente

Quais obrigações fazem parte do eSocial?

Atualmente, a plataforma online contempla 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. As obrigações são:

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE – Livro de Registro de Empregados;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • Folha de pagamento;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • GPS – Guia da Previdência Social.
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
  • PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

Vantagens de utilizar o eSocial

Como abordamos no decorrer desse artigo, a principal vantagem de utilizar o eSocial acaba sendo:

  • Otimização de tempo; e
  • Organização de obrigações trabalhistas.

Ao invés de ter que preencher várias guias, formulários e papeladas distintas, ou ter que adaptar-se ao uso de vários canais digitais diferentes, a empresa só precisa utilizar um único sistema padronizado para resolver diversas obrigações trabalhistas.

Outra grande vantagem é a minimização de erros de cálculos dentro do sistema. É possível gerar as guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos, diminuindo assim a possibilidade de erros nos cálculos.

A plataforma também proporciona maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio oficial do governo, trabalhando em conformidade com a legislação.

Em suma, os principais benefícios do eSocial são:

  • Otimização de tempo em processos burocráticos
  • Padronização no registro de informações 
  • Redução de erros nos cálculos
  • Fácil acesso a informações
  • Integração de processos
  • Maior segurança judiciária

Quais são as penalidades referentes ao eSocial?

Quando as empresas atrasam ou deixam de fazer o pagamento correto do eSocial, geralmente. O atraso no pagamento do eSocial gera multas e juros que podem variar de 0,33% a 20% ao dia sobre o valor devido.

Confira algumas penalidades por falta de entrega ou atraso do pagamento do eSocial:

Férias: a comunicação ao departamento pessoal e ao empregado deverá ocorrer com 30 dias de antecedência da sua saída de férias. Caso isso não ocorra, poderá gerar multa.

FGTS: caso a empresa não efetue o depósito de maneira correta ou tenha atraso no pagamento, ela gera multa.

Admissão: a empresa deverá informar a admissão de um emprego com um dia antes deste iniciar suas atividades. Caso isso não ocorra, poderá arcar com a penalidade prevista pelo artigo 47 da CLT, lembrando que isso também acarreta multa pela falta de registro na Carteira de Trabalho.

Alterações de contrato ou cadastro: com a implantação do eSocial, todas as informações referentes aos funcionários devem estar atualizadas na plataforma. Caso a empresa falhe em atualizar essas informações ou não informe os dados necessários, isso poderá gerar multa.

Comunicar Acidente de Trabalho (CAT): em caso de CAT, ele deverá ser informado até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do colaborador. 

Exames médicos: é necessário realizar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) antes da admissão de um empregado, ou em momentos específicos, como retorno ao trabalho, mudança de função, periódico e demissional, conforme artigo 201 da CLT.

Afastamento: quando um empregado se afasta das suas atividades por motivo de acidente, doença ou licença, isso deve ser comunicado imediatamente. Caso esse aviso não ocorra ou demore, pode acarretar em uma multa estipulada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

Conte com quem tem experiência em obrigações tributárias

Ao longo deste artigo, vimos que o eSocial funciona como uma ferramenta que simplifica a burocracia das empresas. Ele permite organizar a documentação dos funcionários de forma unificada e mais eficiente. Portanto, o eSocial ajuda as empresas a se tornarem mais ágeis e mais focadas naquilo que realmente gera retorno para o negócio.

No entanto, para se adequar ao eSocial, as empresas precisam seguir uma série de diretrizes, além de seguir as 15 obrigações fiscais de forma correta – como apresentamos anteriormente, neste artigo.

Portanto, para fazer a transição de forma rápida e segura para o eSocial, contar com profissionais especialistas é sempre mais fácil. A BMS tem expertise em legislação trabalhista, previdenciária e tributária. Temos o que é preciso para ajudar você a gerenciar o eSocial de acordo com as normas, além de reduzir riscos de receber penalidades. Fale com nosso especialista e tire suas dúvidas.

Descubra como melhorar o planejamento financeiro do seu negócio!

Faça nosso Diagnóstico gratuito e saiba quanto você pode recuperar com tributos pagos a maior.

Artigos relacionados

Receba conteúdo estratégico sobre tributação e tecnologias na gestão de pessoas.