Como usar a gestão de terceiros para otimizar seu financeiro

A Gestão de Terceiros é um recurso indispensável para toda e qualquer empresa que contrata prestadores de serviços terceirizados. Manter essa prática ajuda a controlar e melhorar os resultados desse modelo de contratação, além de prevenir uma série de riscos aos negócios.

Em um contexto de mercado onde manter custos sob controle é a chave para garantir o funcionamento e expansão de uma operação, a gestão de terceiros ganha um papel fundamental para os negócios.

Ela é um conjunto de boas práticas e normas que ajudam as empresas tomadoras de serviços a:

  • Monitorar a atuação dos prestadores de serviços
  • Padronizar e escalar processos operacionais
  • Definir indicadores da qualidade dos serviços
  • Acompanhar os resultados da terceirização
  • Garantir o cumprimento da Lei da Terceirização

Uma vez que a contratação de terceiros oferece vantagens de negócio, ela também gera responsabilidades para o contratante. Nesse sentido, a gestão de terceiros também tem o objetivo de ajudar empresas a prever e evitar uma série de riscos para o negócio.

Leia também: Como a gestão de terceiros mudou o setor previdenciário

Portanto, desde a escolha da empresa prestadora de serviços até a chegada do profissional terceirizado no ambiente de trabalho, é preciso ter processos muito bem definidos.

Nesse artigo, vamos falar sobre os benefícios de aplicar corretamente a gestão de terceiros em seu negócio, como implantá-la e como ela pode otimizar seu financeiro.

4 benefícios de implantar a gestão de terceiros em sua empresa

Como já mencionamos nesse artigo, a gestão de terceiros combina uma série de práticas para administrar o trabalho terceirizado.

Ao aplicar esse método de gestão, as empresas conseguem mensurar a qualidade do serviço e os ganhos financeiros provenientes desse modelo de contratação. Mas ainda vai além!

A gestão de terceiros oferece outros benefícios para sua operação. Listamos 4 deles a seguir, acompanhe:

1. Redução de custos operacionais

Quando uma empresa opta por terceirizar suas atividades-fim ou meio, ela tende a:

  1. Deixar de se preocupar com a contratação de funcionários; e
  2. Ganhar eficiência consumindo essas atividades como serviços

Isso cria a oportunidade de reduzir custos rapidamente, uma vez que o contratante pode aumentar ou diminuir sua demanda por serviços com facilidade. Para isso, basta ajustar o contrato com a prestadora de serviços.

É bem diferente o caso quando a empresa contrata funcionários. Afinal, o processo de contratação e demissão é mais longo e custoso para o negócio, além de gerar uma infraestrutura de RH bastante complexa para gerir as pessoas que trabalham na empresa.

Com a contratação e gestão de terceiros, o foco muda para o serviço em si, não mais para a burocracia trabalhista. Isso permite diminuir o pessoal contratado e reduzir os custos e encargos da Folha de Pagamento.

E esse é o papel da gestão de terceiros! Garantir redução de custos e ganho de produtividade para o negócio. Para isso, ela busca integrar os prestadores contratados aos processos, rotina e cultura da empresa.

2. Melhorias na documentação de processos empresariais

Ao contratar serviços terceirizados, as empresas são levadas a documentar, controlar e aperfeiçoar os seus processos operacionais

Isso acontece porque a rotatividade de prestadores de serviços é maior, ainda mais se comparada com os modelos mais tradicionais de contratação de funcionários.

Essa rotatividade é uma vantagem, porque garante alta disponibilidade de prestadores de serviços. No entanto, é preciso muita atenção. A empresa deve ter um processo sólido e que seja facilmente replicado. Caso contrário, os prestadores de serviços não atuarão de forma padronizada e, por isso, os resultados gerados não serão mensurados corretamente.

A gestão de terceiros tem o papel de documentar o passo a passo de cada um dos processos de trabalho dos prestadores de serviço.

Nessa etapa, são gerados os indicadores que acompanham os resultados obtidos, Isso é o que permite validar se uma estratégia de terceirização gera lucro ou prejuízo ao negócio.

Ao mesmo tempo, com processos bem documentados e organizados, fica mais simples de tornar o negócio replicável e escalável. O que permite o crescimento acelerado da operação sempre que preciso, por exemplo, para atender demandas comerciais imprevistas e urgentes.

3. Maior eficiência na contratação de profissionais

Uma das maiores vantagens de terceirizar serviços é poder acionar os prestadores a qualquer momento. Em seguida, após o término da demanda, o contratante pode reduzir a quantidade de prestadores atuando para o seu negócio e, com isso, manter sua operação enxuta e econômica.

Isso não acontece quando a empresa contrata funcionários. Afinal, como já mencionamos, a burocracia trabalhista engessa o processo de contratação. E isso, dependendo da atividade executada, pode tornar a empresa mais lenta e menos competitiva.

Portanto, a gestão de terceiros vem com o objetivo de tornar a empresa mais eficiente, tendo ao seu dispor prestadores qualificados para executar as tarefas de trabalho.

Nesse sentido, a gestão de terceiros é responsável por identificar bons parceiros de negócio que atuam na prestação de serviços.

As prestadoras de serviços devem ser idôneas no mercado e, de preferência, cuidar muito bem de seus funcionários, que no caso serão os profissionais que atuarão como terceirizados.

Na gestão de terceiros, avaliamos alguns aspectos das prestadoras de serviços, por exemplo:

  • Reputação da empresa de terceirização
  • Avaliações de clientes que já fizeram negócio
  • Certificações de qualidade na prestação de serviços
  • Quantidade de processos trabalhistas envolvidos

Ponto de atenção: se a prestadora de serviços deixar de honrar com as responsabilidades trabalhistas do profissional terceirizado, essa responsabilidade pode recair sobre a empresa contratante.

Portanto, é preciso muita cautela antes de contratar uma prestadora de serviços, para evitar processos judiciais, custos e recursos da sua empresa.

4. Prevenção contra riscos de negócio

Contratar serviços terceirizados pode sim gerar riscos de negócio. Por isso, a gestão de terceiros é imprescindível para garantir o sucesso desse modelo de trabalho.

Existem deveres que o contratante deve conhecer e cumprir, por exemplo, oferecer condições de trabalho adequadas para o prestador de serviço. Caso contrário, poderá sofrer multas ou processos.

A gestão de terceiros ajuda a prever e evitar esses riscos. Listamos a seguir os principais pontos de atenção para quem terceiriza serviços:

  • Riscos operacionais
  • Riscos de responsabilidade
  • Riscos reputacionais
  • Riscos financeiros
  • Riscos à segurança da informação
  • Riscos de compliance

Como implantar a gestão de terceiros?

Nos últimos anos, a terceirização de serviços se tornou um modelo de contratação estratégica para empresas de diversos segmentos.

Isso acontece porque a terceirização permite às empresas focarem mais no desenvolvimento das suas estratégias de negócio. Afinal,  uma vez que as atividades-fim ou meio são executadas por prestadores de serviços, os gestores da empresa ganham mais tempo para focar no desenvolvimento do negócio.

No entanto, para colher os bons frutos da terceirização, é preciso implementar as práticas de gestão de terceiros. Afinal, é esse método que orienta a administração correta dos prestadores de serviços terceirizados.

Para fazer a implantar uma gestão de terceiros ágil, eficiente e que gera resultados, é preciso tomar algumas medidas importantes, por exemplo:

  • Identificar quais atividades da empresa podem ou devem ser terceirizadas
  • Levantar uma lista de prestadoras de serviços idôneas, reconhecidas no mercado
  • Definir mais de uma prestadora de serviços para garantir alta disponibilidade de profissionais
  • Padronizar e integrar os processos que deverão ser seguidos pelos profissionais terceirizados
  • Criar indicadores para avaliar a performance dos serviços prestados
  • Manter os custos sob controle, sem comprometer a qualidade dos serviços

Como a gestão de terceiros impacta o financeiro das empresas?

Via de regra, a terceirização de serviços é sempre associada com redução de custos. No entanto, é a gestão de terceiros que cuida da qualidade e organização desse modelo de contratação.

E de fato, sem uma boa gestão de terceiros é impossível garantir uma redução de custos efetiva para o negócio. Afinal, o objetivo dessa prática vai além de contratar o serviço mais barato, até porque, nesse meio, muitas vezes vale a máxima: “o barato sai caro”.

Nesse caso, a gestão de terceiros estratégica, que gera benefícios financeiros para o negócio, deve se atentar a suas responsabilidades jurídicas e previdenciárias. Tomar conhecimento da Lei da Terceirização, por exemplo, é fundamental para agir de forma adequada e evitar processos trabalhistas que custam tempo e dinheiro das empresas.

Outro aspecto estratégico da terceirização é a desoneração da folha de pagamento. Uma boa gestão de terceiros é capaz de considerar o quanto vale a pena optar pelo modelo de terceirização.

Isso acontece porque muitas empresas podem recuperar créditos de tributos previdenciários e, os modelos de contratação de funcionários mais tradicionais podem oferecer maior economia financeira.

Para saber mais sobre a desoneração da folha de pagamento, leia o artigo: Desoneração da folha de pagamentos: entenda os benefícios para sua empresa

Por que contar com uma consultoria tributária e tecnológica?

Como vimos nesse artigo, a gestão de terceiros não é uma tarefa simples. No entanto, ela resulta em ganhos significativos para o negócio quando aplicada corretamente, por exemplo:

  • Aumento na produtividade
  • Redução de custos operacionais
  • Maior dinamicidade e menor burocracia
  • Padronização e controle da qualidade

Em resumo, a gestão de terceiros ajuda as empresas a extraírem o melhor resultado das prestadoras de serviços. No entanto, é preciso ter acesso a conhecimentos técnicos que, nem sempre, as empresas dominam.

Portanto, contar com uma consultoria tributária é o melhor caminho para agir de forma estratégica e saudável, com segurança jurídica, financeira e reputacional.

Além disso, uma consultoria tributária de ponta oferece recursos tecnológicos que permitem automatizar os processos de gestão, controle e acompanhamento do trabalho terceirizado. A tecnologia ajuda a identificar oportunidades a partir da tributação previdenciária, além de reduzir falhas humanas.

Para saber mais sobre o assunto, entenda o que é uma TaxTech! Leia os artigos:

Ao longo desse artigo, apresentamos algumas medidas essenciais que toda empresa que terceiriza serviços deve se atentar. Caso você tenha dúvidas sobre como esse processo impacta na tributação e jurídico da sua empresa, os especialistas da BMS podem ajudar você! Fale conosco, estamos prontos para ajudar sua empresa a otimizar e recuperar custos previdenciários.

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