É comum empresas dependerem das relações com seus fornecedores nos meios que cernem produtos e serviços. Por isso, recorrer às empresas terceirizadas é uma prática recorrente no mercado atual.
Ao utilizar serviços terceirizados, as empresas conquistam benefícios cruciais para o negócio. Elas tendem a:
- Melhorar o desempenho e eficiência das tarefas comuns
- Desonerar a folha de pagamento de forma rápida
- Manter a área financeira e jurídica mais segura
A implementação de sistemas terceirizados gera uma visão ampla e completa dos principais indicadores da companhia, tornando assim, uma outra maneira que os administradores buscam capital para investir por meio dos recursos externos.
É preciso levar em consideração que, no Brasil, muitas empresas desconhecem suas particularidades tributárias. Geralmente, isso resulta em improbidades fiscais evitáveis, ou seja, multas e penalizações que impactam o fluxo de caixa das companhias.
Com a Lei de Responsabilidade Fiscal, sancionada em 2000, cada elemento da Federação tem sido pressionado a extrair, de suas bases tributárias, os recursos que necessitam custear e a ofertar aos bens e serviços públicos.
Diante disso, os efeitos econômicos da tributação apoiam-se na ideia de que os indivíduos e organizações buscam transferir para terceiros a carga tributária que lhes é outorgada.
O que é gestão de terceiros e algumas boas práticas
Nesse sentido, a gestão de terceiros é uma ferramenta que visa garantir que o compliance seja seguido. Além disso, aumenta o aproveitamento da mão de obra dos trabalhadores nas mais diversas atividades de uma companhia. O exemplo de capitais de terceiros, são os ativos: passivos circulantes e passivos não-circulantes.
Para garantir o sucesso no negócio, a tecnologia pode ser uma grande aliada no futuro a fim de resguardar a companhia através da coleta das informações como qualidade do serviço prestado, preço e localização; para que não traga problemas no futuro.
Para isso, é necessário estipular boas práticas para que seja efetiva a gestão de terceiros, como:
- Padronização dos processos: empresas costumam ter segmentados os setores para cada departamento, e normalmente, cada departamento possui sua forma de gestão, o que gera redundâncias e falhas de comunicação.
- Tecnologia de alavancagem: desempenha um papel crítico no fortalecimento de avaliações, monitoramento e gerenciamento de riscos de terceiros, oferecendo uma plataforma comum para gerenciar vários terceiros.
Em resumo, quando uma organização decide contratar uma empresa de terceirização, ela deve se atentar a questões tributárias e previdenciárias, incluindo obrigações acessórias como veremos ainda nesse artigo.
Por isso, a gestão de terceiros vem para simplificar
O papel da tecnologia na gestão de terceiros
O papel da tecnologia veio para facilitar e evitar processos que não conseguem acompanhar os pontos de contato com os terceiros que podem gerar passivos.
Ao usar recursos tecnológicos, fica mais simples garantir a conformidade em todos os níveis da empresa.
E muitos softwares de gestão de terceiros permitem facilidades como:
- Ter registrado, assim como ter o status, da documentação de rotinas legais.
- Cadastro de todos os seus provedores e exigências, cabendo suas especificidades.
- Auditar a documentação dos terceiros, possibilitando emitir avisos de segurança para datas de vencimento ou necessidade de atualização cadastral.
- Proteção de dados rigorosa e resiliente, cumprindo as exigências da LGPD.
- Dashboards com os dados atualizados em tempo real do seu nível de conformidade com relação às obrigações trabalhistas, previdenciárias, de segurança e medicina do trabalho.
- Dados seguros com soluções de tecnologia em nuvem.
Nesse sentido, os softwares de gestão ajudam a automatizar uma parte essencial do processo de contratação, avaliação e controle de empresas terceirizadas.
Dessa forma, o gestor poderá avaliar de forma mais ágil e precisa a performance da empresa contratada. Além de manter o resguardo em relação às questões previdenciárias e tributárias que a empresa contratante deve cumprir.
A importância da avaliação e acompanhamento da gestão de terceiros
Como vimos anteriormente, a gestão de terceiros tem como ideia principal permitir que outras empresas e fornecedores auxiliem na execução de tarefas rotineiras da organização.
Diante disso, é essencial lembrarmos a importância de existir um controle adequado e monitoramento dos profissionais terceirizados, para garantir que as obrigações estão sendo cumpridas, assim como analisar se as responsabilidades estão de acordo com o que se é esperado.
Realizar auditorias e avaliações periódicas na empresa terceirizada é indispensável quando se fala de gestão de terceiros. Afinal, é por meio de avaliações e acompanhamento das atividades sendo terceirizadas que podemos comprovar – ou não – que as expectativas de desempenho e melhor eficiência nas atividades estejam sendo alcançadas.
Por meio dessas avaliações periódicas, é possível proporcionar um ambiente de maior segurança jurídica na esfera trabalhista, além de permitir uma melhor defesa para eventuais demandas ou contratempos neste sentido.
A seguir, veja três funções da gestão de terceiros que geram objetivos práticos para os seus negócios.
1. Monitoramento das obrigações acessórias da empresa terceirizada
As obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais, onde constam informações sobre a empresa.
Essas declarações são feitas ao Governo (federal, estadual ou municipal) e tem como propósito documentar todas as informações solicitadas para a empresa.
Por exemplo, as informações requeridas podem ser sobre a receita efetivada, os impostos apurados, e também sobre a parte trabalhista, quando são declaradas informações sobre a movimentação dos empregados na folha de pagamento e os encargos gerados sobre os salários pagos.
A legislação tributária atual determina que as empresas prestadoras de serviços terceirizados são obrigadas a recolher diversos tributos. Nesse contexto, o tomador dos serviços pode ser o responsável pelo pagamento dos tributos das contratadas, em razão da existência de um mecanismo chamado de substituição tributária.
A substituição tributária direciona para um terceiro (no caso, a empresa terceirizada) a responsabilidade pela apuração e recolhimento do tributo no ato do pagamento dos valores devidos. Essa alternativa de cobrança é bem vantajosa para o Fisco, tendo em vista que facilita o controle e agiliza a arrecadação dos tributos.
Para que a empresa tomadora dos serviços cumpra essa exigência fiscal quando for responsável pelo recolhimento dos tributos, ela deve realizar a retenção dos valores no ato do pagamento dos serviços para a companhia prestadora de serviços.
2. Análise da reputação dos terceirizados
Uma etapa essencial da gestão de terceiros vem antes mesmo da contratação da empresa de terceirização. Isso porque com a lei da terceirização, as empresas que contratam serviços terceirizados devem se atentar a algumas obrigações.
Por isso, antes de selecionar a prestadora de serviços é preciso avaliar 2 aspectos:
- Histórico da companhia
- Reputação no mercado
Esse é o primeiro passo para contratar serviços terceirizados. É importante validar se a prestadora de serviços é competente e apta para atender suas demandas, de acordo com a legislação vigente.
Contratar prestadoras de serviços idôneas evita risco para o seu negócio, uma vez que pode haver condenações trabalhistas para a empresa contratante em alguns casos.
Sobre a lei da terceirização e possíveis condenações trabalhistas
A lei 13429/2017 prevê que as empresas que contratam serviços terceirizados também têm obrigações a cumprir em relação aos profissionais que trabalharem de forma terceirizada.
Essas obrigações se referem a:
- Manutenção da segurança dos colaboradores terceirizados
- Condições de higiene e salubridade no ambiente de trabalho
E ainda, a contratante deverá oferecer ao profissional terceirizado o mesmo atendimento médico, ambulatorial e de refeição destinado aos seus empregados. Caso contrário poderá sofrer penalizações.
Por outro lado, se a prestadora de serviços terceirizados, aquela que de fato contrata os funcionários, deixar de cumprir suas obrigações trabalhistas, a lei prevê que elas passam a ser responsabilidade da tomadora do serviço – ou seja, a empresa que contrata a empresa terceirizada.
Isso acontece porque a empresa contratante possui uma responsabilidade subsidiária sobre o funcionário terceirizado. Em casos de condenações trabalhistas, se a empresa de terceirização não pagar a dívida aos funcionários, a responsabilidade pelo pagamento pode ser repassada para a empresa que contratou o serviço.
Por isso, avaliar muito bem o histórico e reputação das prestadoras de serviço é fundamental para o processo. Assim, você evita contratar fornecedores não idôneos que podem gerar custos imprevistos para o seu negócio.
3. Mitigar riscos de responsabilidade solidária e subsidiária
Como mencionamos no tópico anterior, a empresa que contrata serviços terceirizados tem uma responsabilidade sobre os profissionais que atuam em seu ambiente de trabalho.
Em questões processuais que envolvam mais de uma empresa, a definição da responsabilidade de cada uma das empresas com relação ao empregado pode tornar-se complexa.
Dependendo da situação financeira da empresa empregadora, as obrigações legais decorrentes de uma ação judicial poderão ser totalmente direcionadas para a empresa tomadora dos serviços terceirizados.
Tendo isso em mente, temos duas vertentes de responsabilidades: solidária e subsidiária.
O que é responsabilidade solidária
A responsabilidade solidária se encaixa quando, em uma mesma obrigação, houver mais de um responsável pelo seu cumprimento.
Assim, o credor poderá exigir o cumprimento da responsabilidade de ambos os devedores ou de apenas um deles, cabendo àquele que cumprir a obrigação o direito de regresso contra o devedor solidário, se assim for o caso.
O que é responsabilidade subsidiária
A responsabilidade subsidiária ocorre quando o devedor principal não consegue cumprir devidamente todas as obrigações.
Com a Lei da Terceirização, a empresa que subcontrata um serviço terceirizado fica responsável subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas.
Por exemplo, quando uma empresa terceirizada não faz o pagamento devido dos serviços prestados por um profissional, ou dos demais créditos trabalhistas, o tomador de serviços (contratante principal e o beneficiário da mão de obra) deve assumir a responsabilidade.
Como mitigar riscos de responsabilidade
Amenizar riscos de responsabilidade nada mais é do que reduzi-los ou limitá-los, a partir do momento que se identifica o que pode ser uma ameaça ao seu negócio.
Essa é uma etapa essencial quando falamos sobre gestão de terceiros, para evitar que a empresa contratante sofra danos que impactem seu desenvolvimento, ou até mesmo prejudiquem sua estrutura e seus colaboradores.
Toda decisão tomada dentro da empresa traz riscos, então é importante mapeá-los, entender seus impactos e encontrar estratégias de mitigação que vão auxiliar no bom funcionamento do negócio.
A estratégia de mitigação de risco conta com 5 etapas principais:
- Diagnóstico: avaliar possíveis ameaças de risco.
- Mapeamento: identificar e organizar os tipos de riscos de cada setor específico.
- Priorização: analisar o nível de urgência e dano de cada risco.
- Planejamento de mitigação: criar soluções e estratégias para mitigação dos riscos.
- Prevenção e monitoramento: estudar os resultados recolhidos e encontrar opções para antecipar novos riscos.
Como aplicar a gestão de terceiros ao seu negócio
Nesse artigo, mostramos a importância da gestão de terceiros para empresas que contratam serviços terceirizados. Vimos que essa é uma ferramenta essencial e indispensável, pois ajuda as empresas a:
- Monitorar as obrigações acessórias da empresa terceirizada
- Resguardar-se de maus prestadores de serviços
- Mitigar riscos de responsabilidade solidária e subsidiária
- Evitar processos e condenações trabalhistas de terceiros
Com a gestão de terceiros, é possível prevenir-se de riscos e custos facilmente evitáveis, mas que muitas empresas acabam assumindo por falta de conhecimento.
Além disso, a gestão de terceiros ajuda as empresas a manter uma imagem sólida, confiável e idônea, tanto para o mercado como para os profissionais. Uma vez que essa ferramenta ajuda a diminuir significativamente o envolvimento das empresas com processos judiciais e trabalhistas.
Por isso, a BMS vem para ajudar sua empresa a evitar riscos e custos indevidos. Temos uma equipe multidisciplinar para assessorar sua empresa no passo a passo da gestão de terceiros .
Nossa experiência em mais de 15 anos, com um portfólio de mais de 1.500 empresas parceiras e amigas, em todos os setores da economia, atestam nossa qualidade e competência.
A gestão de terceiros é uma das áreas de nossas especialidades, além de contarmos com experts nas áreas:
- Tributária;
- Fiscal;
- Trabalhista; e
- Previdenciária
A BMS está ao seu lado para consultoria e planejamento, auxiliando sua empresa para otimizar a gestão e controle de riscos, inclusive de terceiros.
Descubra como melhorar o planejamento financeiro do seu negócio!
Faça nosso Diagnóstico gratuito e saiba quanto você pode recuperar com tributos pagos a maior.
