Como funciona a folha de pagamento para expatriados

O mundo mudou consideravelmente após o Covid-19. Tanto no viés pessoal, quanto nas dinâmicas profissionais. Muito se adaptou diante das novas necessidades e interesses sociais.

Uma dessas grandes mudanças  foi a liberdade que muitas pessoas encontraram de conhecer outros países e se mudarem para eles, mantendo seus trabalhos em seus países de origem.

Mas para as empresas, essa migração acendeu alguns alertas quanto às burocracias trabalhistas e tributárias que permeiam esse meio. Trabalhar em outro país costuma ser uma ótima oportunidade para os profissionais, mas é importante fazer um bom planejamento e compreender quais são os direitos após a transferência internacional para esses funcionários e como uma empresa deve agir e se preparar para as eventuais ilegalidades.

Afinal, o que é ser um expatriado? Como a tributação e a folha de pagamento podem sofrer interferências com a mudança, transferência de um funcionário para outro país? É o que vamos descobrir no decorrer deste artigo.

O que é um profissional expatriado?

Um profissional expatriado é aquele que trabalha fora de seu país de origem por mais de 90 dias, de forma temporária ou permanente. A mudança de território ocorre por meio de uma transferência. 

No contexto atual, muitos optaram pelo estilo de vida nômade digital, ao qual o home office permitiu essa mudança. Neste caso, o trabalhador pode viver ilegalmente nos países de escolha – trabalhando em empresas brasileiras, mas morando fora – , ou optarem por transferências internas para outras matrizes. Em ambos os casos, o funcionário é caracterizado como expatriado.

Nesse sentido, algumas peculiaridades nos trâmites legais e tributários devem ser levados em consideração: 

  • Tipos de vistos
  • Contratos
  • Composição da folha de pagamento
  • Cumprimento das obrigações fiscais individuais

Isso tudo afeta como a tributação é feita.

Nesse artigo, você entenderá como fazer as declarações e a folha de pagamento desse tipo de funcionário. Vamos mostrar também como a legislação orienta as empresas e o que sua empresa pode fazer para se resguardar de possíveis problemas envolvendo funcionários expatriados.

O expatriado e a folha de pagamento

Como em qualquer empresa, a folha de pagamento fica sob o encargo da pessoa jurídica empregadora, ou seja, da empresa contratante, e deve refletir os ganhos desse empregado para fins de cálculo do Imposto de Renda.

Através da remuneração split payroll, que consiste em ser a divisão do pagamento do salário desse profissional em duas partes, sendo uma no Brasil e a outra no exterior, o estrangeiro residente fiscal no país tem a obrigação de declarar aqui os rendimentos obtidos em bases mundiais, assim como bens e direitos adquiridos em qualquer outro país.  

Tendo, o expatriado, rendimentos oriundos do exterior, ele tem responsabilidade, enquanto pessoa física, de seu próprio recolhimento.

Uma vez sendo um expatriado residente do Brasil, o funcionário é obrigado a declarar seus impostos através do imposto de renda à receita federal. Sendo expatriado em outro país, cada legislação determina como o funcionário deve se portar perante a declaração dos impostos.

Para a empresa, no Brasil, o expatriado fica responsável pela sua própria parcela no carnê de declaração, corroborando para o processo da desoneração da folha de pagamento, onde as empresas podem optar por deixar de usar a folha de pagamento como base de cálculo, nesse caso, elas passam a contribuir com base na receita bruta. 

A empresa também fica desobrigada a pagar os seguintes encargos:

  • Salário-educação;
  • Serviço Social da Indústria (SESI);   
  • Serviço Social do Comércio (SESC);   
  • Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (SENAC);   
  • Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI);   
  • Instituto Nacional de Colonização e de Reforma Agrária (INCRA).

Ainda sendo obrigada a pagar os encargos principais como:

  • Previdência Social (INSS);
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Programa de Integração Social (PIS/PASEP);

Esse tema traz diversas discussões diante das burocracias em que as tributações podem impedir, ou acabar prejudicando, a vida e desempenho de um funcionário expatriado. A não declaração correta, pode comprometer:

  • Emissões de visto, assim como suas renovações
  • Renovações de contrato, 
  • Problemas judiciais no Brasil
  • Entre outros.

Todas as formas de expatriação necessitam de atenção aos detalhes e esses detalhes podem comprometer a situação do funcionário no país residente se não cumpridas à risca.

Direitos trabalhistas dos expatriados

No Brasil, pela Lei 7.064 de 1982, todo trabalhador contratado ou transferido para prestar serviços no exterior de natureza não transitória (ou seja, por um período superior a 90 dias) é amparado pelas leis trabalhistas locais, tendo direito a FGTS, PIS/PASEP e previdência social. Além disso, também conta com os demais direitos comuns ao trabalhador brasileiro, assim como férias, 13º salário, entre outros.

É responsabilidade da empresa acatar a legislação trabalhista do Brasil e, também, do país de destino, para assim cumprir o disposto na Lei 7.064/82.

Ademais, é importante também destacar que o trabalhador expatriado possui alguns direitos trabalhistas adicionais, dentre eles:

  • Conversão do salário para a moeda do país de destino;
  • Proveito anual de férias no Brasil, após 2 anos de trabalho no exterior sob custeio da empresa;
  • Adicional de transferência;
  • Custeamento das passagens de ida e volta e fornecer pagamento de diária ao trabalhador.

Residência fiscal

A residência fiscal está relacionada ao tipo de visto (com ou sem vínculo de emprego) ou tempo de permanência no país de destino.

Quando o trabalhador tem visto temporário com vínculo de emprego e autorização de residência no país, ele é caracterizado como residente fiscal a partir de sua data de chegada.

Já quando o trabalhador tem um visto temporário sem vínculo de emprego e tem permanência no Brasil superior a 183 dias (consecutivos ou não) dentro de um intervalo de 12 meses, ele é considerado residente fiscal somente após 183 dias de permanência no Brasil.

Folha de pagamento e Imposto de Renda

A retenção na folha de pagamento é de responsabilidade da pessoa jurídica empregadora e deve refletir os ganhos do trabalhador para que possa ser feito o cálculo do Imposto de Renda. 

Porém, como vimos anteriormente, nem sempre isso ocorre de forma tão simples, já que não é incomum que parte do pagamento seja feita pela empresa no Brasil e parte por fonte pagadora do exterior (split payroll).

O estrangeiro que é residente fiscal no Brasil, por exemplo, tem a obrigação de declarar aqui todos os seus rendimentos obtidos em bases mundiais, assim como bens e direitos que foram adquiridos em qualquer outro país no exterior. Além de que, quando este expatriado tem rendimentos procedentes do exterior, ele tem a responsabilidade, enquanto pessoa física, de recolher carnê-leão.

Falta de vínculo com empresa local

Um ponto de atenção que é essencial ter em mente é o cuidado com a falta de vínculo do expatriado com uma empresa local, mas sim com empregadora estrangeira.

Quando o expatriado não tem este vínculo, ele não pode ser remunerado em forma de bônus ou salário pela empresa brasileira, pois isso pode gerar problemas trabalhistas e imigratórios.

Neste caso, apenas pagamentos de despesas como transporte, alimentação e acomodação são permitidos.

Como podemos analisar, realizar o Imposto de Renda de expatriados exige atenção redobrada, já que problemas tributários enfrentados pelo estrangeiro podem, consequentemente, interferir na renovação e na validade do visto de trabalho, podendo comprometer o planejamento corporativo e o futuro profissional do expatriado.

Oportunidades para redução dos custos sobre a folha de pagamento

Para empresas que gerenciam funcionários expatriados, é importante ter visibilidade sobre os acordos previdenciários que o Brasil tem firmado com outros países. Isso porque esses acordos geram vantagens financeiras para o empregador, como reduzir os custos da folha de pagamento da organização.

Quando existem acordos previdenciários entre países, o empregador poderá ser desobrigado a fazer a contribuição patronal do INSS. Nesse caso, a empresa reduz os custos da sua folha de pagamento, economizando recursos financeiros para o negócio.

Veja quais são os países que o Brasil mantém acordos bilaterais vigentes:

  • Alemanha
  • Bélgica
  • Cabo Verde
  • Canadá
  • Chile
  • Coreia do Sul
  • Espanha
  • França
  • Grécia
  • Itália
  • Japão
  • Luxemburgo
  • Portugal
  • Suíça

Além disso, veja quais são os países que o Brasil mantém acordos multilaterais vigentes:

Países do Mercosul:

  • Argentina
  • Paraguai
  • Uruguai

Países da península ibero-americana:

  • Bolívia
  • Chile
  • El Salvador
  • Equador
  • Espanha
  • Peru
  • Portugal

Como a BMS pode ajudar sua empresa na gestão de funcionários expatriados

Como vimos ao longo deste artigo, existem diversas regras que as empresas devem observar caso tenham funcionários expatriados em sua folha de pagamento. Em casos de erro, a empresa pode acabar pagando tributos de forma incorreta, o que pode prejudicar a permanência do funcionário no exterior.

Esse é um cenário ruim tanto para a empresa como para o funcionário. Para a empresa porque poderá perder o funcionário, tendo que substituí-lo, o que muitas vezes não é tarefa simples nesse contexto. Para o funcionário porque este poderá ver seus planos de viver em um país estrangeiro sendo frustrados e, assim, ter que retornar ao seu país de origem.

Para evitar esse tipo de problema, a BMS oferece uma equipe de especialistas altamente especializada em direito trabalhista e previdenciário. Portanto, se a sua empresa adota ou pretende adotar um programa de mobilidade internacional para expandir suas operações pelo mundo, nós da BMS podemos te ajudar.

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